下準備はしたのに、拍子抜け・・・ | 埼玉県上尾市　大塚行政書士事務所のブログ

上尾市の行政書士の大塚です

数ヶ月前、あるお客様の許可の変更届を出しました。
慣れている手続だったので問題なく完了し、
お客様のところを訪問し、控えを返却

その数日後、そのお客様からお電話がありました

ある手続で市役所の担当課に行ったら、
担当者に「○○が変わったなら、変更届出して下さいね」と言われたそうで、
役所側が間違えることはないだろうと思い、確認の為に私に連絡したということでした。

直接控えを渡してご説明したので、
お客様も変更届は出してあることは認識していたのですが、
なにせ役所の職員がそう言うのですから不安になりますよね

私もその電話を受けてお話を聞いたとき、
（う～ん、おかしいなぁ）と思って、
何か違う届出と間違えているのでは？と思ったのですが、
「私の方でその担当者に確認して、折り返し電話します」と伝えました。

（県によって扱いが違うのですが、）
その手続は埼玉県の場合、

申請者側（私）が、県に電子申請 → 書面郵送して、
役所側が、県が受取り審査 → 関係市町村に通知 → 市町村が承認 → 県が審査完了
という流れで進み、申請者側はパソコンで審査状況を確認することが出来ます

私は市役所に確認の電話をする前に、下準備を始めました。
（これをしておかないと、担当者との会話でズレが発生することがありますので・・・ ）

まず、
パソコンで審査状況を確認 → 当然、「審査完了」
（手続が終わったときに一度確認してありますので当たり前なんですよね）

次に、
県の担当課に連絡し、県の処理状況を確認 → これも当然「届出は済んでいますよ。」
（そうですよね）と思い、事の顛末を話して、
こういう場合どういう可能性があるのか を聞きました

県の担当者は、上記の流れを説明してくれて、
「市側がどういう処理・管理をしているかは分かりませんが、
市側から承認があった結果として県は審査完了としているので」という話

県の担当部署と担当者名を念のため聞いて、電話を切りました。

さて、下準備は済んだので、いよいよ市の担当課に電話です！

会社名と用件を伝えると、電話口が代わって、その担当者が出ました。

「お忙しいところ恐れ入ります。
行政書士の大塚と申しますが、○○様の件で、～（概要を説明）」

「あぁ○○さんですね。はい、私がそうお伝えしました。」

「そうですか。その届出は私のほうで手続をしていまして、
システム上で届出が済んでいることは確認済みなのですが・・・

ちなみに、別途で市に追加書類を出さなくていいことは
△月△日にそちらの課の□□さんに確認しているのですが、
何か追加書類が必要だったんですか？」
※ 市によっては追加書類が必要な場合があるので、事前に確認してあります

（さて、どうくるかなぁ県にも確認してあるから間違いないけど） ← 心の声

そしたら、なんと！

「あぁそうなんですか。追加の書類は必要ありませんよ。
変更届が出ているかをこちらで確認はしていませんでしたので。」

「出してるのであれば大丈夫です。
念のため確認しますので、折り返しお電話しますよ。」

えぇぇぇ　　　確認してなかったんかーーい！！

完全に拍子抜け

せっかく下準備して万全の態勢で電話したのに・・・

担当者が事前にちゃんと確認していれば
お客様は不安にならなかったし、私も時間を使わずに済んだんですよね

で、結局は折り返し電話が来て、
「確認しましたが、届出は済んでいましたので大丈夫ですよ！」

ですって・・・

たしかに、最初にお客様から電話が来た際に
「担当者は理解しているのかなんか怪しい人だった」と言っていたのですが、

役所の人だからって全員がちゃんとしている（正しい）わけではない
ということを再認識した出来事でした！

今回はムダになってしまったけど、下準備は大事ですよね

今日はこのへんで！

それでは、また明日

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