業務中の電話対応 | 埼玉県上尾市　大塚行政書士事務所のブログ

【埼玉県上尾市の建設業・宅建業・産廃業など許認可専門の行政書士事務所】

上尾市の行政書士の大塚です

同業者の方のブログやtwitterなどを拝見すると、電話を含む連絡手段について
書かれていることが度々あり、考え方は色々あるんだなぁと思いますね。

最近はあまりブログ等を読まなくなってしまいましたが、
電話よりもメール・チャット等での連絡を好む同業者が多いのでしょうか？

私は正直何でもいいです。
お客様が好む方法でどうぞ！という感じです

メール等が出来ない・面倒くさいから → 電話で
日中は電話が出来ない、確実に伝えたい → メール等で
本当にどちらでも良いし、私の都合で「こっちにしてほしい」というのもありません。

電話が嫌いという方もいますからね。
私も元々あまり得意なほうではなかったのですが、さすがにもう慣れました

そもそも『電話 vs メール』ではないと思っているので、
早く伝えたい、文章だと伝わりにくい（勘違いする可能性がある）なら電話、
資料添付、間違いなく伝えたい（日時等）、証拠を残す必要があるならメール
お客様がどちらかにこだわらないのであれば、状況と時間帯によって使い分ける
という感じですね。

「メール等だけにしたほうが良いのかな？」と思ったこともありましたが、
話すよりも打つほうが速くなり、内容が勘違い・誤解されない文章力を身に付け、
受け取った内容を完璧に理解する読解力が備わらないと、、、
余計に時間が掛かったりトラブルの元になりそうですからね
（という言い訳で「今のままでいいか」と思っています）

また、私は１人事務所ですので開業当初から現在までずっと
事務所の番号に掛かってくる電話は常時携帯に転送しています。

そうなると当然、電話にすぐ出られないタイミングもあります。
・打ち合わせ中
・電車移動中
・役所で担当職員と会話中
・食事中

「すぐに電話に出ないとご相談・ご依頼を逃すのではないか」と
開業当初の頃は思っていましたが、そんなことはほぼ無かったので
（打合せ開始直後に着信があり終了後（３時間後）に折り返したら、
「もう他にお願いしちゃったよ」となった１件だけでしょうか）
出られなかったら折り返す（既存のお客様には事前に伝えておく）という
対応さえしていれば、機会を逃すという事はそれほど無いかと

いつでもどんな時でも電話に出ることが出来るという人はいないと思うので
お互い様の部分は少なからずありますからね。
そのあたりをご理解いただけないのであれば、もうそれは…アレです

電話関連で言うと、最近YouTube（だったか？）で『電話代行』の広告を
チラッと見たのですが、やはり使い勝手が良いのでしょうかね？！

営業電話等の必要ない着信が多いなら余計な時間が取られなくなるので
必要かもしれませんが、そんなに営業電話って多いかな？？
私の場合は既存のお客様や新規ご相談（20～30以上）：営業電話（1）くらいの
割合なのでほとんど必要な着信なのですが．．．
開業当初は営業電話多かったなぁ～

自分が掛ける立場になると、やっぱり直で繋がる方が良いと思うし．．．
（役所も代表番号じゃなく担当課の番号を知りたい！）
掛ける側に余計な一手を増やしているような気もするからなぁ
自分の時間を短縮・効率化した結果、相手が費やす時間が増えているような